Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yapılan Yönetmelik Değişikliği Sonrası Durum

Giriş

Ticaret Bakanlığı tarafından düzenlenen “Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik” 9 Ekim 2020 tarihli ve 31269 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmış olup, söz konusu yönetmelik ile “Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik”in adı “Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik” (“Yönetmelik”) olarak değiştirilmekle birlikte genel kurul toplantılarının işleyişine ilişkin birçok yeni düzenleme getirilmiştir.

Yönetmelikle İlgili Yapılan Değişiklikler

Söz konusu yönetmelikle yapılan önemli değişiklikler ve bu değişiklikler sonra tatbik edilecek uygulamalar aşağıdaki gibidir.

Genel Kurul Toplantısına Katılım

Bu yönetmelikle ile yapılan değişiklik uyarınca, halka açık olmayan şirketlerde gerek nama gerek hamiline yazılı pay senetleri sahiplerinin vekilleri vasıtasıyla genel kurul toplantılarında temsil edilebilmeleri için vekâletnamenin noter onaylı şekilde düzenlenmesi şartı getirilmiş olup, noter onaylı olmayan vekaletnamelerde noter huzurunda düzenlenmiş imza beyanının eklenmesi uygulaması kaldırılmıştır.

Bakanlık Temsilcisi Bulundurma Zorunluluğu

Aşağıda sayılan genel kurul toplantılarında ve bunların ertelenmesi halinde yapılacak ikinci toplantılarda Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunludur:

• Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketlerin bütün genel kurul toplantılarında, diğer şirketlerde ise gündeminde, sermayenin arttırılması veya azaltılması, kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi ve kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması, kayıtlı sermaye tavanının arttırılması veya faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliği ile birleşme, bölünme veya tür değişikliği konuları bulunan genel kurul toplantılarında.
• Genel kurula elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantılarında.
• Yurt dışında yapılacak bütün genel kurul toplantılarında.
• Yurt dışında yapılacak imtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantılarında.

Bu Yönetmelik ile yapılan değişiklik uyarınca, yukarıda sayılanların dışındaki genel kurul toplantılarında, kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketler hariç olmak üzere tek pay sahipli şirketlerin genel kurul toplantılarında ve imtiyazlı pay sahipleri özel kurullarında Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunluluğu kaldırılmıştır.

Bakanlık Temsilcisi İstenmesi

Önceki yönetmelikte, genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisinin bulundurulması için dilekçe ile fiziki ortamda başvurulmaktaydı. Bu Yönetmelik ile yapılan değişiklik uyarınca, Bakanlık temsilcisinin bulundurulması için MERSİS üzerinden elektronik ortamda da müracaat edilebilecektir.

Ayrıca, yönetim kurulunun mevcut olmaması veya yönetim kurulu toplantı nisabı oluşmasına imkan bulunmaması ve münhasıran yönetim kurulu üyelerinin seçilmesi amacıyla çağrısız toplantı yapılmak istenmesi halinde, pay sahiplerinin veya temsilcilerinin tamamının imzaları noterce onaylanmış dilekçesiyle de Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesi istenebilecektir.

Diğer Değişiklikler

Sözü edilen yönetmelik ile yapılan diğer değişiklikler, özetle aşağıdaki gibidir:

• Tescil işlemleri için zorunlu bir aşama olan MERSİS tanımı, tanımlar bölümüne eklenmiştir.
• Yapılan değişiklikle “kuruluş” ibaresi “kurum” olarak değiştirilmiştir.
• Tek pay sahipli şirketlerde toplantı başkanlığı oluşturulması ve genel kurul toplantısına katılabilecekler listesinin hazırlanması yükümlülükleri kaldırılmıştır.
• “Pay sahiplerince genel kurula temsilci gönderilmesi’ uygulamasına ilişkin düzenlemenin TTK’ya uygun olacak şekilde yönetmelikten çıkarılması sağlanmıştır.
• Bakanlık temsilcisinin yalnızca zorunlu olarak katıldığı toplantılarda değil; zorunlu ya da ihtiyarı şekilde katıldığı tüm toplantılarda toplantı tutanağını imzalaması gerektiği hükme bağlanmış olup, imzalanmaması halinde söz konusu toplantı tutanağı geçersiz sayılacaktır.
• Yapılan değişiklikle toplantı başlamadan önce asgari nisabın sağlanamamasının veya toplantı sırasında yapılan yoklama sonucunda toplantı açılmadan önceki hazır bulunan pay listesine göre hesaplanan karar nisabı kadar payın temsil edilmediğinin anlaşılması nedeniyle genel kurul toplantısının ertelendiği durumda, ikinci toplantıda yine ilk toplantı nisabının aranacağı belirlenmiştir. Böylelikle, karar nisabını azaltmak üzere ikinci toplantıya gidilmesi yöntemi fiilen ortadan kalkmıştır.
• Bakanlık temsilcisine genel kuruldan sonra aldığı hazır bulunanlar listesini, gündemi, genel kurul toplantı tutanağını ve ilgili diğer belgeleri bir hafta içinde Bakanlık merkezine ve il müdürlüklerine teslim şartı getirilmiş olup söz konusu belgelerin teslimden önce bakanlık temsilcisi tarafından MERSİS’teki ilgili alana yükleneceği belirtilmiştir.
• Yönetim kurulunun mevcut olmaması veya yönetim kurulu toplantı nisabı oluşmasına imkân bulunmaması ve çağrısız olarak toplantı yapılması haline özgü olarak, yönetim kurulu üyelerinin seçilmesi amacıyla çağrısız toplantı yapılmak istenmesi halinde, pay sahiplerinin veya temsilcilerinin tamamının imzalarının yer aldığı noterce onaylanmış dilekçe ile Bakanlık temsilci talep edilebilecektir.
• Genel kurullarda bakanlık temsilcisi istenmesine ilişkin başvuruya eklenecek belgelerden ‘yetkilinin imza sirküleri’, gerekli belgelerin arasından çıkarılmış; ayrıca, bu belgelerden biri olan ‘banka dekontu’, ödeme yöntemlerinin çeşitlenmesi dikkate alınarak ‘ödeme belgesi’ olarak değiştirilmiştir.
• Bakanlık temsilcisi ücretleri şirketlerce süresi içinde Genel Müdürlük/il müdürlükleri adına bankalarda açılacak hesaplara yatırılıyorken tahsil biriminde değişikliğe gidilerek söz konusu ücretlerin ücret ile ilgili tahakkuk edecek vergilerle birlikte ilgili muhasebe birimi hesabına yatırılması zorunluluğu getirilmiştir.

Bu değişikliklerin yanı sıra Yönetmeliğin eklerinde de çeşitli değişiklikler yapılmış olup, söz konusu değişiklikler ise özetle aşağıdaki gibidir:

• Ticaret İl Müdürlüğü Başvuru Dilekçesinde diğer bilgilerin yanında MERSİS numarası yazılması zorunluluğu da getirilmiş ve başvuruda sunulacak belgeler güncellenmiştir. Böylelikle, imza sirküleri ile yönetim kurulu üyelerinin seçildiği son ticaret sicili gazetesi ilgili belgeler listesinden çıkarılmıştır.
• Genel Kurul Hazır Bulunanlar Listesinde, yönetim kurulu başkan ya da üyesinin imzası ile ilgili bölüm açılmıştır. Buna göre, yönetim kurulu başkanı ya da üyesi hazır bulunanlar listesini imzalamak zorundadır.
• Vekâletnamenin noter onaysız şekilde kullanımının kaldırılmasına paralel olarak, Vekâletnamenin noter onaysız olması halinde imza beyannamesi ile tevsik yoluyla kullanımına dair açıklama kaldırılmıştır.
• Toplantı Tutanağında Bakanlık unvanı güncellenmiş, temettü yerine kar ibaresi kullanılacak nitelikte değişiklik yapılmıştır.
• İç Yönergede, Bakanlık ve Yönetmelik isimleri güncellenmiştir.

Sonuç

Yapılan değişikliklerle ticaret odası genel kurul tescil işlemlerinde bürokratik engeller yaratan işlemler, örneğin tek ortaklı anonim şirketlerde bakanlık temsilcisi isteme zorunluluğun kaldırılması, son ticaret sicil gazetesinde yetkili olduğu tespit edilebilirken imza sirkülerinin istenmesi, ticaretin akışında diğer çeşitli kurumlardan istenen belgeler erişimin Mersis üzerinden sağlanabilmesi gibi kolaylıklar getirilerek, genel kurul tescil işlemlerinin daha kısa sürede sonuçlandırılması sağlanmıştır.

Anonim şirketlerin Genel Kurul toplantılarına ilişkin Yönetmelik ile genel kurul toplantılarının işleyişine ilişkin birçok değişiklik öngörülmüş olmakla birlikte, başta tek pay sahipli anonim şirketler olmak üzere sermaye şirketlerinin genel kurul toplantılarını gerçekleştirmeden önce Yönetmelik’in değişen hükümlerini göz önünde bulundurması ve yönetmelik ekinde şeklen güncellenen belgelerin dikkate alınarak tescil işlemlerinin yapılması gerekmektedir.