Elektronik Defter Saklama ve İbraz Zorunluluğuna İlişkin Uygulamada Yapılan Hatalar ve Çözüm Önerileri

11.07.2025'te yayımlanan Centrum Time dergimizin 22. sayısında yer alan bu makalemize ve diğer içeriklere buradan ulaşabilirsiniz.

Günümüzde vergi mevzuatı kapsamında elektronik defter (e-defter) uygulaması hızla yaygınlaşmaktadır. Vergi Usul Kanunu kapsamında e-Defter kullanmakla yükümlü olan işletmeler, defterlerini dijital ortamda düzenli şekilde oluşturmak, korumak ve istenildiğinde uygun formatta sunmakla sorumludur. E-Defterlerin saklama süresi ilgili düzenlemelerden VUK’a göre en az 5 yıl, TTK’ya göre en az 10 yıl olup, bu süreçte kayıtların değiştirilemez ve güvenilir formatta korunması gereklidir. Özellikle vergi denetimlerinde veya olası ticari uyuşmazlıklarda defterlerin delil olma kabiliyetinin kullanılabilmesi için defterlerin bütünlüğü ve güvenliği büyük önem taşır.

Şirketler bu sorumluluğu yerine getirirken yerel veya bulut tabanlı yedekleme, üçüncü taraf arşiv hizmetleri gibi çeşitli yöntemler kullanabilir. Ancak her yöntemin GİB tarafından belirlenen teknik kurallara uygun olması şarttır. Mali mühür, e-imza, veri şifreleme gibi unsurlar düzenli yedekleme prosedürleriyle birlikte veri güvenliğinin temelini oluşturur. Saklama yükümlülüğüne uyulmaması halinde ağır cezai yaptırımlar söz konusu olabilir. İbraz eksikliği halinde de mükellefler vergi ziyaı cezalarıyla karşılaşabilir. Bu nedenle, firmaların saklama ve ibraz süreçlerini titizlikle planlaması, mevzuata tam uygun hareket etmesi hem finansal hem de hukuki riskleri önleyecektir.

Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’na Göre Saklama Süreleri

Türkiye’de e-Defter saklama yükümlülüğü, Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) hükümleri doğrultusunda şekillenmekte olup, işletmelerin tüm mali kayıtlarını belirlenen süre boyunca düzenli ve erişilebilir şekilde korumalarını zorunlu kılar. Vergileme ile ilgili defter ve belgeler VUK'nun 253’üncü maddesine göre, “Bu kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle düzenleyerek verdikleri ve aldıkları belgelerin bir örneğini, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar.” Bu süre içinde yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz ve inceleme için arz etmek zorunludur.

Vergi Usul Kanunu’nun mükerrer 257.nci maddesi ile getirilen zorunluluklara tabi olanlar, muhafaza etmek zorunda oldukları her türlü defter, belge ve karneler ile vermek zorunda bulundukları bilgilere ilişkin mikro fiş, mikro film, manyetik teyp, disket, ve benzeri ortamlardaki kayıtlarını ve bu kayıtlara erişim ve kayıtları okunur hale getirmek için gerekli tüm bilgi ve şifreleri muhafaza ve muhafaza süresi içinde arz etmek zorundadırlar.

E-defter kayıtlarının da saklama sorumluluğu mükelleflere aittir. E-defterlerin elektronik ortamda Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilmesi ve orada saklanıyor olması mükelleflerin saklama yükümlülüğünü kaldırmaz. İşletmeler e-defter kayıtlarını kendi yöntemleri ile saklayabilecekleri gibi özel entegratörlerden de yararlanabilirler. 

Öte yandan, TTK’nın ilgili maddeleri ise bu süreyi on yıla kadar uzatmakta ve elektronik defter kullanıcılarının her iki mevzuata da uygun hareket etmesini gerektirmektedir. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yayımladığı düzenlemeler uyarınca, beratların zamanında onaylanması ve eksiksiz şekilde arşivlenmesi de yükümlülük kapsamındadır. Bu süreçte, şirketlerin elektronik kayıtlarını yetkisiz erişimlere karşı koruması, veri bütünlüğünü sağlaması, güvenilir yedekleme yöntemlerini tercih etmesi ve mali mühür ile e-İmza kullanımını ihmal etmemesi önem taşır. Güçlü bir dijital arşivleme planı oluşturamayan ya da mevzuata aykırı hareket eden mükellefler, olası vergi incelemelerinde ibraz sorumluluğunu yerine getiremezse usulsüzlük cezalarıyla karşılaşabilir. Bu nedenle şirketlerin, dijital saklama prosedürlerini kanuni yükümlülüklere uygun şekilde yürütmesi, iş sürekliliği ve yasal uyum açısından kritik bir gerekliliktir. 

E-Defter Berat Dosyası Nedir ve Nasıl Saklanır?

e-Defter berat dosyası, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından onaylanan ve e-Defter kayıtlarının dijital mühürlü bir şekilde saklanmasını sağlayan belgedir. e-Defter zorunluluğu kapsamına giren şirketler, her ayın veya üçer aylık dönemlerin sonunda e-Defter kayıtlarını oluşturmalı, berat dosyalarını almalı ve belirlenen süre boyunca saklamalıdır. Berat dosyası, veri bütünlüğünü, değiştirilemezliği ve hukuki geçerliliği sağlamak için mali mühür veya e-İmza ile imzalanır. Özellikle vergi incelemeleri veya denetimler sırasında, berat dosyalarının eksiksiz ve hatasız olması büyük önem taşır.

e-Defter berat dosyalarının saklanma süresi en az 10 yıl olarak belirlenmiştir. Bu süre zarfında, şirketlerin e-Defter mevzuatına uygun şekilde arşivleme yapması gerekmektedir. e-Defter güvenli saklama yöntemleri arasında yerel sunucularda saklama, bulut tabanlı çözümler, harici diskler ve üçüncü taraf e-Defter arşivleme hizmetleri yer alır. Ancak, veri kaybı, siber saldırılar veya donanım arızalarına karşı önlem almak için birden fazla saklama yöntemi kullanılması önerilir. Berat dosyalarını saklarken, yetkisiz erişime karşı şifreleme yöntemleri kullanılmalı, periyodik yedekleme yapılmalı ve gerektiğinde hızlı erişim sağlanabilecek bir yapı oluşturulmalıdır. e-Defter saklama kuralları gereği, şirketlerin berat dosyalarını kaybetmemesi ve zamanında GİB’e ibraz edebilmesi hayati önem taşır. Berat dosyalarının eksik olması veya zamanında sunulamaması durumunda e-Defter ceza ve yaptırımları uygulanabilir. Bu cezalar arasında usulsüzlük cezaları, vergi kaybı cezaları ve defterlerin geçersiz sayılması gibi ciddi yaptırımlar bulunmaktadır. Bu yüzden, şirketlerin en güvenilir saklama yöntemlerini tercih ederek mevzuata tam uyum sağlaması gerekmektedir. 

E-Defter ve Berat Dosyalarının Saklanması için Gerekli Altyapılar

e-Defterlerin doğru şekilde saklanması, Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği kurallara uygun olarak yapılmalıdır. İşletmeler, e-Defter ve berat dosyalarını güvenli ve mevzuata uygun şekilde koruyacak güçlü bir altyapıya sahip olmalıdır. Bu altyapı; bilgi güvenliği, düzenli veri yedekleme, kullanıcı yetkilendirme ve uzun vadeli arşivleme süreçlerini kapsamalıdır. e-Defter yükümlülüğü bulunan şirketler, kayıtlarını hem fiziksel hem de dijital güvenlik tedbirleriyle en az on yıl boyunca korumak zorundadır. Şirketin ihtiyacına bağlı olarak yerel sunucular, bulut depolama veya güvenilir üçüncü taraf arşivleme hizmetleri tercih edilebilir. Özellikle büyük ölçekli firmalarda ERP sistemleriyle muhasebe kayıtlarının otomatik saklanması ve yedeklenmesi, veri kaybı riskini azaltır.

Güvenli bir saklama altyapısı sağlanırken, verilerin şifrelenmesi, yetki kontrollerinin net bir şekilde belirlenmesi ve düzenli yedekleme yapılması gerekir. Mali mühür ve e-İmza uygulamaları, yasal gereklilikler doğrultusunda kayıtların bütünlüğünü korur. Bulut tabanlı arşivleme çözümleri, veri kaybını önleme, donanım arızalarında hızlı kurtarma ve farklı lokasyonlardan erişim kolaylığı sağladığı için sık tercih edilmektedir. Ancak saklama sürecinde oluşabilecek ihmaller veya eksiklikler, e-Defter düzenlemelerine göre ciddi cezai yaptırımlara yol açabilir. Bu nedenle şirketlerin arşivleme süreçlerini düzenli olarak gözden geçirmesi ve teknolojik gelişmeleri takip etmesi büyük önem taşır.

Elektronik Ortamda Defter Güvenliğinin Sağlanması

E-Defter saklama sürecinde, kayıtların bütünlüğünü ve güvenilirliğini korumak amacıyla kapsamlı güvenlik önlemleri alınmalıdır. Uygulanan saklama yöntemleri, yetkisiz erişimi önleyecek, olası veri kayıplarını engelleyecek ve siber saldırılara karşı dayanıklı olmalıdır. Mali mühür ve e-İmza doğrulama mekanizmaları, kayıtların değişmediğini ve orijinal olduğunu kanıtlayarak veri bütünlüğünü sağlar. Ayrıca, dijital arşivleme sırasında kullanılan şifreleme yöntemleri, dosyalara yetkisiz erişimi engeller. 

e-Defter mevzuatı, şirketlere muhasebe ve vergi kayıtlarını güvenli şekilde muhafaza etme yükümlülüğü getirir. Kayıtların sunulamaması veya kaybolması durumunda Vergi Usul Kanunu’na göre usulsüzlük ve vergi kaybı cezalarıyla karşılaşılabilir. Bu nedenle, firmalar güçlü siber güvenlik protokollerini hayata geçirmeli ve düzenli yedekleme işlemlerini eksiksiz yürütmelidir. Lisanslı e-Defter arşivleme firmaları, yüksek güvenlik standartlarına uygun çözümlerle şirketlere destek olur ve uyumluluk riskini azaltır. Özellikle büyük işletmeler için güçlü bir dijital güvenlik altyapısı kurmak, yalnızca yasal gereklilikleri karşılamakla kalmaz, aynı zamanda iş sürekliliğinin korunmasına da katkı sağlar.

E-Deftlerin Yüklenmesi ve Arşivleme Süreçleri

e-Defter yükümlülüğü bulunan işletmeler, muhasebe defterlerini dijital ortamda hazırlamak ve mevzuata uygun şekilde belirlenen sürelerde saklamak zorundadır. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemi, firmaların defterlerini elektronik ortamda üretmesini, imzalamasını ve zaman damgası ile onaylamasını gerektirir. Bu süreçte her ay veya üçer aylık dönemlerde oluşturulan berat dosyalarının GİB portalına eksiksiz şekilde yüklenmesi şarttır. Berat yükleme işlemi, mali mühür veya e-İmza kullanılarak dosyanın onaylanması ve GİB’e ibraz edilmesiyle tamamlanır. GİB tarafından onaylanan berat dosyalarının 10 yıl boyunca güvenle saklanması, olası denetimlerde tam ve hatasız ibraz edilebilmesi önem arz eder. Eksik veya hatalı yüklenen beratlar, mali kayıtların geçersiz sayılmasına neden olabilir. Bu nedenle şirketler yükleme takvimine riayet etmeli ve teknik kontrolleri düzenli yapmalıdır.

Arşivleme sürecinde firmalar; bulut tabanlı yedekleme, yerel sunucular veya lisanslı üçüncü taraf arşivleme hizmetlerinden yararlanabilir. Ancak seçilen yöntemlerin GİB veri güvenliği standartlarına uygun olması zorunludur. Saklama süresi boyunca düzenli yedekleme, veri bütünlüğü ve yetkisiz erişime karşı koruma sağlanmalıdır. Kayıtların kaybolması veya ibraz edilememesi durumunda Vergi Usul Kanunu çerçevesinde ciddi ceza ve yaptırımlarla karşılaşılabilir. Bu nedenle şirketler, en uygun saklama yöntemini seçmeli, arşivleme süreçlerini düzenli olarak denetlemeli ve olası incelemelere eksiksiz şekilde hazır olmalıdır. 

GİB Portalından Onay Süreci ve e-Defter Arşivleme

e-Defter uygulaması, şirketlerin yasal yükümlülüklerini yerine getirmeleri açısından kritik bir süreçtir. Bu kapsamda, şirketlerin oluşturdukları defterleri Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) Portalı’na yükleyerek onay sürecini tamamlamaları gerekmektedir. Onay işlemi, mali mühür veya elektronik imza (e-İmza) kullanılarak berat dosyalarının hazırlanması ve GİB sistemine yüklenmesi ile gerçekleşir. GİB, yüklenen beratları zaman damgası ile onaylayarak defterlerin resmiyet kazanmasını sağlar.

Yükleme sürecinde yapılan herhangi bir hata veya eksik berat dosyası yüklenmesi, şirketleri ciddi yasal ve finansal risklerle karşı karşıya bırakabilir. Bu nedenle, yükleme işleminin tamamlanmasının ardından, GİB tarafından onaylanmış berat dosyalarının eksiksiz ve hatasız olduğunun titizlikle kontrol edilmesi büyük önem taşır.

e-Defter saklama konusunda ise en güvenilir yöntemlerden biri bulut tabanlı arşivleme sistemlerinin kullanılmasıdır. Bu sistemler, e-Defter ve berat dosyalarının uzun vadeli ve güvenli bir şekilde saklanmasını sağlayarak veri kaybının önüne geçer ve gerektiğinde hızlı erişim imkanı sunar. Özellikle büyük ölçekli şirketler, mevzuata tam uyum sağlamak ve denetim süreçlerinde sorun yaşamamak amacıyla profesyonel e-Defter arşivleme hizmetlerine yönelmektedir.

Belgelerin, Vergi Usul Kanunu’na uygun olarak erişilebilir ve güvenli bir ortamda saklanması gerekmektedir. Saklama süresine uyulmaması ve GİB onaylı beratların zamanında arşivlenmemesi durumunda, şirketler yüksek tutarlı cezalar ve hukuki yaptırımlarla karşı karşıya kalabilirler. Bu nedenle, düzenli yedekleme ve güvenli saklama süreçlerinin uygulanması hem iş sürekliliği hem de yasal uyumluluk açısından kritik bir zorunluluktur.

Sonuç olarak, e-Defter onay ve arşivleme süreçlerinin doğru yönetilmesi, şirketlerin yasal risklerini minimize etmek ve finansal disiplinlerini sağlamak adına büyük önem taşımaktadır.

Uygulamada Yapılan Yaygın Hatalar

• Saklama yükümlülüğünün yanlış anlaşılması: E-defterlerin GİB portalına yüklenmesinin saklama yerine geçtiği zannedilmektedir. Yukarıda bahsedildiği şekilde defterlerin saklanmasına dikkat edilmelidir.
• Beratların kaybolması veya muhafaza edilmemesi: Onaylı berat dosyalarının eksik tutulması en yaygın hatadır.
• Yedekleme yapılmaması: Teknik arıza, sistem çökmesi veya siber saldırılar gibi durumlarda veri kaybı riski.
• İbraz için format uygunluğunun sağlanmaması: Yetkili makam istediğinde sunulacak dosyaların formatı GİB teknik kılavuzlarına uygun olmalıdır.
• Muhasebe personeline tüm sorumluluğun yüklenmesi: Saklama ve ibraz yükümlülüğü mükellefin bizzat sorumluluğunda olup gerekli tedbirlerin alındığı ve sistemin sağlıklı şekilde kurgulandığı kontrol edilmelidir.

Sonuç

Elektronik defter uygulaması, şirketler için işlem güvenliği ve şeffaflık açısından büyük avantaj sağlamaktadır. Ancak saklama ve ibraz yükümlülüğünün doğru anlaşılması ve eksiksiz yerine getirilmesi, vergi risklerini, cezalarını, minimuma indirmek için kritik öneme sahiptir. Uygulamada yapılan basit hatalar ciddi cezai sonuçlara yol açabilir. Bu nedenle işletmelerin teknik ve hukuki tedbirlerini zamanında alması ve düzenli denetim süreçleri oluşturması tavsiye edilir. E-Defter göndermenin ve saklamanın oldukça kolaylaştığı günümüzde firmaların bu nedenlerden dolayı cezalarla karşılaşmaması gerekmektedir.