E-Fatura ve E-Arşiv Faturalarda Yapılan Hatalar ve Düzeltme Yöntemleri

16.07.2024'te yayımlanan Centrum Time dergimizin 18. sayısında yer alan bu makalemize ve diğer içeriklere buradan ulaşabilirsiniz.

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen yükümlüklerle her yıl çok sayıda şirket  E-Fatura ve E-Arşiv Fatura kullanıcısı olmaktadır. Sistemi yeni kullanmaya başlayan şirketlerin ise en sık karlılaştığı sorunların başında e-Fatura ve e-Arşiv Faturalarda iptal ve iade (ret) işlemleridir. Günlük hayatta çok sayıda faturanın düzenlendiği düşünüldüğünde, bazı durumlarda faturaların hatalı düzenlenmiş olması söz konusu olmaktadır. İdare de tabi bu konuyla ilgili çözüm yolları belirlemiş ve mükellefleri bu konuda aydınlatmıştır.

Fatura Düzenleme Süresi

213 sayılı Vergi Usul Kanununun 229 uncu maddesinde faturanın, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticarî vesika olduğu, 231 inci maddesinin (5) numaralı bendinde ise faturanın, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami yedi gün içinde düzenleneceği, bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturaların hiç düzenlenmemiş sayılacağı hükme bağlanmıştır.

397 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin (3.) bölümünde, e-Faturanın yeni bir belge türü olmadığı, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip olduğu açıklandıktan sonra, "e-Fatura Düzenlenmesi ve İletilmesi" başlıklı (5.) bölümünün üçüncü paragrafında, "Mükellefler e-Fatura düzenlerken, bu Tebliğde belirtilmeyen hususlarda süreler başta olmak üzere Vergi Usul Kanunu ve ilgili diğer kanun ve düzenlemelerde yer alan usul ve esaslara uymak zorundadır." açıklaması yapılmıştır.

Buna göre; faturanın, malın teslimi ve hizmetin ifasından itibaren yedi gün içerisinde düzenlenmesi, söz konusu yedi günlük süre azami süre olduğundan, bu süreye riayet edilmemesi halinde bu süreden sonra düzenlenen faturanın hiç düzenlenmemiş sayılması ve muhatapları hakkında Vergi Usul Kanununda öngörülen cezaların uygulanması icap etmektedir.

Faturanın Elektronik Belge Olarak Düzenlenmesi, Elektronik Ortamda İletilmesi, Muhafaza Ve İbraz Edilmesine İlişkin Usul Ve Esaslar

416, 421, 424 ve 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğleri ile değişik 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde 213 sayılı Vergi Usul Kanununun Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye istinaden faturanın elektronik belge olarak düzenlenmesi, elektronik ortamda iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin usul ve esaslar açıklanmıştır.

397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin;

- 3 üncü bölümünde elektronik faturanın (e-Fatura) yeni bir belge olmadığı, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip olduğu,

- 5 inci bölümünde faturaların elektronik belge olarak oluşturulması ve gönderilmesinde uyulması gereken format ve standartların http://www.efatura.gov.tr/ internet adresinde duyurulduğu, Tebliğde belirlenen usul ve esaslar ile söz konusu format ve standartlara uygun olarak düzenlenmeyen, düzenlense dahi e-Fatura Uygulaması aracılığı ile gönderilmeyen veya alınmayan herhangi bir elektronik belgenin,Vergi Usul Kanunu kapsamında düzenlenmiş fatura hükmünde olmadığı,

Mükelleflerin e-Fatura düzenlerken, Tebliğde belirtilmeyen hususlarda süreler başta olmak üzere Vergi Usul Kanunu ve ilgili diğer kanun ve düzenlemelerde yer alan usul ve esaslara uymak zorunda olduğu,

- 9 uncu bölümünde ise Tebliğde yer alan usul ve esaslara aykırı biçimde e-Fatura düzenleyen mükellefler hakkında, işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanununda öngörülen cezaların uygulanacağı düzenlemelerine yer verilmiştir.

509 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği IV.1.1. Genel Olarak' başlıklı bölümünde; ''e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin, bu Tebliğin "V.7." ve "VIII." numaralı bölümlerinde belirtilen istisnai durumlar haricinde, birbirlerine sattıkları mallar ve ifa ettikleri hizmetler için düzenledikleri faturaları e-Fatura olarak göndermeleri ve almaları zorunludur. e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan mükellefler, uygulamaya kayıtlı olmayan mükelleflere yaptıkları mal teslimi ve hizmet ifası için genel hükümler çerçevesinde kağıt ortamdaki fatura (e-Arşiv uygulamasına dahil olanlar/dahil olma zorunluluğu getirilenler ise uygulamaya dahil oldukları/zorunluluklarının başladığı tarihten itibaren e- Arşiv Fatura) düzenlemek zorundadırlar.'' açıklaması yapılmıştır.

Diğer taraftan, 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin "Sorumluluk ve Cezai Yaptırımlar" başlıklı bölümünde de,

"5.3. Elektronik fatura ve elektronik deftere ilişkin olarak bu Tebliğ ile getirilen zorunluluklara uymayanlar hakkında, Vergi Usul Kanununun ceza hükümleri tatbik olunur.

5.4. Elektronik fatura uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilen mükellefler elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olan diğer mükelleflere kâğıt ortamında fatura düzenleyemezler; düzenlemeleri halinde kâğıt ortamında düzenlenen bu faturalar hiç düzenlenmemiş sayılır."

düzenlemeleri mevcuttur.

e-Fatura ve e-Arşiv Uygulamasın İptal ve Red Nasıl Yapılır?

e-Fatura Neden Reddedilir?

Alıcıya gönderimi yapılan fatura ile ilgili olarak, tarafların faturanın hatalı düzenlenmiş olduğu konusunda aynı fikirde olması ya da fatura içeriğinin muhatabı tarafından kabul edilmediği durumlarda e-Fatura reddedilir. E-Fatura’nın reddedilmesi durumunda söz konusu faturanın iptali gerçekleşir.

E-Fatura’nın reddine karar verilirse faturanın “Temel e-Fatura” ve “Ticari e-Fatura” senaryolarına göre uygulama farklılık göstermektedir.

Temel e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından uygulamaya konmuş olan, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip ve fatura alıcısının sistem üzerinden reddetme olanağı olmayan elektronik fatura senaryosudur.

Ticari e-Fatura ise Temel e-Fatura’dan farklı olarak alıcıya onay ve ret seçeneği sunmaktadır.

Temel e-Fatura Reddetme Nasıl Yapılır?

Temel e-Fatura senaryosunda, alıcı faturayı sistem üzerinden reddedemez. Müşterinizin, reddi istenen faturaya karşılık bir iade e-Faturası oluşturması ve tarafınıza iletmesi gerekir. Bu işlem her iki faturanın birbirini mahsuplaştırması için yeterlidir.

Diğer bir seçenek alıcı ya da satıcı taraf, e-Fatura’nın iptal işlemi için “e-Fatura İptal Portalı” üzerinden öncelikle fatura numarasını ve faturanın toplam tutarını girmelidir. Bu işlemin mali mühür ile imzalandıktan sonra karşı tarafa “iptal talebi” olarak gönderilmesi ve karşı tarafın talebi onaylaması gerekir. Alıcının talebi onaylaması ile e-Fatura reddedilmiş olur.

Ticari e-Fatura Reddetme Nasıl Yapılır?

Ticari e-Fatura reddi, faturayı gönderen tarafından yapılamaz. Fatura ancak gönderim yaptığınız müşterinize ait sisteme düştükten sonra 8 gün içinde reddedilmesi durumunda iptal edilebilir. Bu durumda yeni bir fatura oluşturmadan reddedilen fatura üzerinden düzenleme yapılabilir. Reddedilen e-Fatura sisteminizde iptal edilmiş bir fatura gibi görünür.

e-Fatura Ret Süresi Kaç Gündür?

Ticari e-Fatura’nın alıcı tarafından reddedilmesi için gerekli süre 8 gündür. 8 gün içinde alıcı herhangi bir işlem ret işlemi yapmazsa fatura otomatik olarak kabul edilir.

e-Arşiv Faturanın İptali

Vergi Usul Kanununun mükerrer 242 nci maddesinin 2 numaralı fıkrası, 227 nci maddesinin birinci fıkrası ile mükerrer 257 nci maddesinin birinci fıkrasının (3) ve (4) numaralı bentlerinin verdiği yetkilere dayanılarak, 30/12/2013 tarihli ve 28867 (Mükerrer) sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan 433 No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğiyle, Vergi Usul Kanunu uyarınca kâğıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz edilmek zorunluluğu bulunan faturanın elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkân tanıyan e-Arşiv Uygulamasına ilişkin usul ve esaslar belirlenmiş olup, söz konusu Genel Tebliğ kapsamında elektronik ortamda mali mühür/elektronik imza ile imzalanarak düzenlenen e-Arşiv Faturaları üzerinde sonradan herhangi bir değişiklik yapılması mümkün bulunmamaktadır.

e-Arşiv Faturada yer alan "alıcı ad-soyad/unvan", "vergi kimlik numarası" bilgilerinin hatalı olduğu veya ürünün alıcısına gönderilmesine rağmen alıcısına ulaşmadan geri döndüğü durumlarda; bu durumların tevsiki için gerekli belge ya da dokümanların (kargo iade belgeleri vb. tevsik edici belgeler) bulunması ve aynı hesap dönemi içinde olması şartıyla ilgili e-Arşiv Faturaya ait iptal bilgilerinin e-Arşiv Raporunun "iptal" elemanına(alanına) eklenmesi ile e-Arşiv Faturanın teknik olarak iptal edilmesi mümkündür.

Alıcısı Tarafından İade Faturası Düzenlenmesi

Alıcısı tarafından iade faturası düzenlenmesi veya vergi mükellefiyeti olmayan nihai tüketiciye gider pusulası düzenlenerek iade işleminin yapılabildiği durumlarda; e-Arşiv Faturaların iptal edilmesi veya değiştirilmesi mümkün bulunmayıp söz konusu faturalar geçerli olup, bu belgelerin muhasebe kayıtlarına, beyanlara konu edilmesi gereken hasılat belgeleri olarak dikkate alınması, iade işlemine ilişkin düzenlenen iade faturaları veya gider pusulasının da muhasebe kayıtları ve beyanlar açısından hasılat düzeltici belgeler olarak kullanılması mümkün bulunmaktadır.

e-Fatura Olarak Düzenlenmesi Gereken Faturanın E-Arşiv Olarak Düzenlenmesi

e-Fatura olarak düzenlenmesi gerekirken e-Arşiv fatura olarak düzenlenen faturaların hiç düzenlenmemiş sayılması, işlemi doğru bir şekilde yansıtması koşuluyla faturada yazılı mal ve/veya hizmetin teslim edilmediği anlamına gelmeyeceği gibi, faturaya konu harcamaların tevsikinde kullanılmasına da engel teşkil etmeyecektir.

Öte yandan, hiç düzenlenmemiş sayılan söz konusu faturalar için Vergi Usul Kanununun ceza hükümlerinin tatbik olunacağı tabiidir.

e-Fatura ve e-Arşiv ile ilgili İptal ve İtiraz Süreçleri aşağıdaki gibi özetlenebilir.

SONUÇ

E-Arşiv faturaların nasıl iptal edildiği veya itiraz edileceği hususunda GİB'in yayınlamış oldugu e-Arşiv fatura iptal/itiraz kılavuzuna “https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/e-Arsiv_Uygulamalari_Iptal_Ihtar_Itiraz_Bildirim_Kilavuzu_V.1.0.pdf” adresinden ulaşabilirsiniz. 

GİB'in yayınladığı e-Fatura İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzuna "https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/eFatura_Iptal_Ihtar_Itiraz_Bildirim_Kilavuzu_V_1_1.pdf" adresinden ulaşabilir, iptal itiraz işlemlerinin nasıl yapıldığını öğrenebilirsiniz.

e-Fatura ve E-Arşiv faturaları için iptal ve itiraz ile ilgili aşamalarda 8 günlük süreye dikkat edilmelidir.